Nachfassen per Mail
Der Agent fordert die je Rechtsform nötigen Dokumente an und erinnert eigenständig, bis alles vorliegt.
Success Story · Steuerberatung
2 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter zurück — KYC-Dokumente kommen jetzt von allein herein.
kiventro hat für eine Steuerberatungskanzlei aus der Großregion Trier-Luxemburg einen KI-gestützten Abfrageagenten umgesetzt, der KYC-Dokumente bei neuen Mandanten anfordert, prüft und ablegt. Er läuft vollständig auf einem lokalen Server der Kanzlei.
- Kunde
- Steuerberatungskanzlei
- Branche
- Steuerberatung
- Standort
- Großregion Trier-Luxemburg
Ergebnisse
Was dabei herausgekommen ist.
Zeitersparnis pro Mitarbeiter
2 Std./Woche
Betrieb der KI
Lokaler Server
Menschen werden nur noch bei Sonderfällen und bei der finalen Übergabe an das KYC-Prüfungstool aktiv.
Der Ansatz
Wie wir die Lösung aufgebaut haben.
Prüfen und ablegen
Eingehende Dokumente werden auf Passung und Gültigkeit geprüft, korrekt abgelegt und bei Fehlern erneut angefordert.
Lokal und überwacht
Der Agent läuft auf einem lokalen Server, das Team steuert und beobachtet jeden Fall im Dashboard.
Ausgangslage
Die Ausgangslage.
Jeder neue Mandant bringt eine KYC-Prüfung mit sich. Welche Dokumente nötig sind, hängt von der Rechtsform ab. Mitarbeitende mussten die passenden Unterlagen bislang manuell bei den Mandanten anfragen und bei Ausbleiben wiederholt nachhaken. Eingereichte Dokumente wurden dann auf Passung und Gültigkeit geprüft, etwa auf ein abgelaufenes Datum, und bei Fehlern oder Lücken erneut beim Mandanten angefragt. Diese Nachverfolgung lief komplett manuell und band spürbar Zeit im Team.
Die Lösung
Was kiventro umgesetzt hat.
kiventro hat einen KI-gestützten Abfrageagenten aufgesetzt. Weil dabei sensible Mandantendaten verarbeitet werden, war der Betrieb auf einem lokalen Server keine Design-Entscheidung, sondern zwingende Voraussetzung. Der Agent fragt eigenständig per Mail bei potenziellen Mandanten nach, nimmt eingehende Dokumente entgegen, prüft sie und legt sie ab. Fehlt etwas oder ist ein Dokument ungültig, fasst er automatisch nach. Liegen alle Unterlagen vollständig und gültig vor, übergibt er den Fall an das Prüfungstool der Kanzlei.
Der Ablauf
So sind wir vorgegangen.
-
Dokumente anfragen
Der Agent ermittelt die je Rechtsform nötigen Unterlagen und fragt sie automatisch per Mail beim Mandanten an.
-
Prüfen und nachfassen
Eingehende Dokumente werden auf Passung und Gültigkeit geprüft, bei Fehlern oder Lücken fasst der Agent eigenständig erneut nach.
-
Ablegen
Vollständige, gültige Unterlagen werden automatisch korrekt abgelegt.
-
Übergabe ans Prüfungstool
Ist ein Fall komplett, übergibt der Agent ihn an das kanzleieigene Prüfungstool.
Eingesetzt
- KI-Agenten
- Prozessautomatisierung
- Dokumentenprüfung
- Lokale KI-Infrastruktur
- Dashboard-Entwicklung
- Systemintegration
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